Déclaration de politique Vie Privée


Cette déclaration Vie Privée générale (ci-après appelée, « la Déclaration Vie Privée ») a pour but de vous informer de la façon dont nous recueillons, utilisons et sauvegardons vos données personnelles. Les conditions contractuelles qui sont d’application entre nous demeurent inchangées.

1. Quelle est la portée de cette Déclaration Vie Privée ?

A. Que sont les « données à caractère personnel, le « traitement » ou le « responsable du traitement » ?

Une donnée à caractère personnel est toute l’information à propos d’une personne physique directement ou indirectement identifiée ou identifiable. Nous entendons par ce terme notamment le nom d’une personne, une photo, un numéro de téléphone, un code, un mot de passe, un numéro de contrat, une adresse e-mail.

Par traitement de données nous entendons toute opération appliquée à une donnée à caractère personnel. Le traitement comprend entre autres tous les aspects relatifs à la collecte, l’enregistrement, le classement, la structuration, le sauvegarde, la mise à jour ou la modification, la réclamation, la consultation, l’utilisation, la procuration par réexpédition, la divulgation ou autre mise à disposition, l’alignement ou combinaison, la protection, l’effacement ou la destruction de cette donnée.

Dans certains cas, nous sommes le responsable du traitement de vos données personnelles et dans d’autres, le soustraitant. En tant que responsable du traitement, nous déterminons les finalités et les moyens de traitement de données. Nous sommes votre interlocuteur principal, mais également celui des autorités de surveillance, pour toutes les questions à propos de l’utilisation de vos données. En tant que sous-traitant, nous l’effectuons en faveur du responsable du traitement.

B. A qui s’adresse la Déclaration Vie Privée ?

Notre Déclaration Vie Privée s’adresse à toutes personnes physiques, tant des preneurs d’assurance (y compris les prospects ou candidats preneurs d’assurance) que des assurés, bénéficiaires ou tiers (par exemple : des parties lésées, des témoins, des experts, des intermédiaires d’assurance, etc.). En revanche, cette déclaration ne s’adresse pas aux personnes morales.

C. Quelles données sont concernées par cette Déclaration Vie Privée ?

a) Catégories de données personnelles non particulières

Les données relevant de cette catégorie sont les données personnelles qui vous concernent. Ce sont notamment les données qui permettent de vous identifier, soit de façon directe (les données telles que votre nom et prénom qui vous identifient immédiatement), soit de manière indirecte (les données telles que votre numéro de téléphone ou d’immatriculation qui permettent de vous identifier indirectement).

Au cours de nos contacts avec vous, nous devons recueillir le plus de données personnelles possible, selon la police d’assurance concernée :

  • Les données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse, …) ; 
  • Les données de contact (par exemple : adresse postale et électronique, numéro de téléphone, …) ; 
  • L’aperçu financier global (par exemple : vos biens immobiliers, etc.) ; 
  • Les données relatives à l’emploi (par exemple : fonction exercée, niveau d’étude, …) ; Les données relatives à votre mode de vie ; Les données relatives à vos habitudes et préférences liées à l’utilisation de nos produits et services ; Les données relatives à vos loisirs et intérêts ; 
  • Les données familiales (par exemple : état civil, nombre d’enfants, …) ; 
  • Les données liées aux caractéristiques de l’habitation ; 
  • Les données audiovisuelles. 

Nous pourrions également utiliser des données obtenues de sources externes, comme des employeurs qui concluent des assurances pour leurs employés, ainsi que des fournisseurs de données professionnels pour la correction de données (par exemple la correction de l’orthographe de votre adresse) et l’enrichissement des données (par exemple en ce qui concerne la composition de votre famille). Dans certains cas, les données ne concernent pas seulement vous-même, mais également une ou plusieurs de vos relations (par exemple : vos enfants, votre partenaire, le bénéficiaire d’une assurance vie, vos employés, etc.) ou une personne impliquée dans un sinistre (par exemple : un témoin, la victime, etc.). Si vous nous transmettez les données d’autres personnes, il faut que vous les mettiez au courant de ce transfert.

b) Catégories de données personnelles particulières

Vous retrouvez les données bénéficiant d’une protection spécifique dans les « catégories particulières ». Concrètement, il s’agit des données personnelles relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques ou à l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques permettant d’identifier une personne physique de manière unique, des données de santé ou des données à propos de la vie ou orientation sexuelles d’une personne physique. Dans la pratique, il se peut que nous devions traiter vos données de santé pour les raisons suivantes : la gestion correcte des contrats d’assurance à propos de votre santé (assurance vie ou hospitalisation, revenu garanti, etc.), la gestion de votre dossier médical et la gestion d’un sinistre avec dommages corporels. Vous pouvez compter sur le fait que nous traiterons vos données très soigneusement. Elles seront uniquement traitées suite à votre autorisation explicite et préalable et dans le cadre des finalités pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement. A cette fin, une clause est incorporée dans les documents contractuels ou les formulaires générales (par exemple la fiche client) demandant votre consentement explicite. Nous pouvons également traiter ces données lorsque le traitement est indispensable pour la constatation, l’exécution ou la défense d’un droit en justice. En outre, l’accès à ces données est limité aux personnes qui les ont besoin pour la réalisation de leurs tâches, notamment afin d’atteindre les finalités pour lesquelles l’autorisation a été donnée. Nous n’utilisons en aucun cas vos données pour des finalités de prospection.

c) Données associées aux condamnations et infractions pénales

Nous traitons également ces données très soigneusement. Elles sont uniquement traitées pour autant qu’une loi, offrant des garanties adéquates, nous le permette. Nous ne les utilisons en aucun cas pour des finalités de prospection.

2. Quand et comment recueillons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons recueillir vos données :

  • lorsque nous vous offrons nos services ;
  • lorsque vous devenez client ;
  • lorsque vous remplissez les formulaires et contrats que nous vous soumettons ;
  • lorsque vous utilisez nos services et produits ;
  • lorsque vous nous contactez par les moyens divers qui sont mis à votre disposition ;
  • lorsque vos données sont publiées ou communiquées par : des tiers autorisés (les personnes que vous avez habilitées spécialement), le Moniteur belge, votre assureur ou fournisseur de données professionnel) ;
  • lorsque vous êtes filmé par nos caméras de sécurité dans et autour de nos bâtiments. Ces vidéos de surveillance sont uniquement enregistrées en vue de garantir la sécurité des biens et personnes et pour prévenir l’abus, la fraude ou autres infractions dont nos clients et nous-mêmes peuvent être victimes lorsque vous partagez des données en utilisant nos sites web (y compris nos médias sociaux) et nos applications mobiles ;
  • lorsque vous déclarez un sinistre ou demandez de l’assistance personnelle ;
  • lorsque vous déclarez une hospitalisation ;

Lorsque nous demandons vos données personnelles, vous vous réservez le droit de ne pas les communiquer. Toutefois, ce refus pourrait empêcher le développement des relations contractuelles, modifier la nature (de ces dernières) ou influencer la gestion de ces relations.

3. Pourquoi et sur quel fondement utilisons-nous vos données ?

A. Nous traitons vos données pour des finalités diverses

Nous traitons vos données personnelles pour des finalités diverses. Pendant chaque traitement, seulement les données pertinentes pour atteindre les finalités visées sont concernées. En règle générale, nous n’utilisons pas vos données personnelles, sauf si nous avons reçu votre accord. Dans ce cas-là, nous traitons vos données dans le cadre des finalités spécifiques pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement :

  • dans le cadre de l’exécution du contrat ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande ;
  • pour analyser l’opportunité de la conclusion d’un contrat d’assurance et/ou les conditions qui doivent être associées à cette conclusion ;
  • pour la conclusion, gestion et exécution de contrats d’assurance, y compris la gestion de la relation client et la gestion de sinistre ;
  • pour sauvegarder vos préférences : si nous pouvons vous contacter afin de vous fournir des informations, de la publicité ou des propositions et, le cas échéant, de quelle façon ;
  • pour la réalisation d’un service que vous avez demandé ;
  • pour répondre à toutes les obligations légales, réglementaires et administratives qui nous sont imposées, telles que :
  • la prévention du blanchiment d’argent ;
  • l’application de la législation MiFID ;
  • la lutte contre la fraude fiscale ;

En outre, nous traitons vos données pour des motifs qui concernent notre intérêt légitime. Dans ce cas-là, nous veillons à maintenir un équilibre raisonnable entre notre intérêt légitime et le respect de votre vie privée.

B. Nous traitons vos données à des fins de prospection

Nous traitons, sur base de notre intérêt légitime, vos données personnelles uniquement à des fins de prospection et cela dans la mesure où cette prospection soit réellement pertinente pour vous, notamment afin d’apprendre vos souhaits et besoins et pour vous fournir des devis et propositions qui pourraient vous intéresser à fond. Concrètement, cela veut dire que nous pouvons vous contacter dans les cas suivants :

  1. lorsque vous avez conclu un produit financier d’épargne, une pension de retraite complémentaire pour indépendants ou tout autre produit similaire, pour vous informer de l’indexation des montants qui sont fiscalement déductibles et afin d’optimiser de telle manière vos produits souscrits ;
  2. lorsque vous avez conclu une assurance Omnium pour votre voiture, afin de vous informer qu’après un certain nombre d’années, cette assurance n’a plus de valeur réelle pour vous ;
  3. pour vous informer de nos services

Nous ne fournissons en aucun cas vos données à des tiers pour leur propre prospection. Nous ne vous contactons non plus pour vous proposer des devis ou des offres relatifs à des produits ou services de tiers. Dans le cadre de cette prospection, nous pouvons vous contacter par les moyens habituels. Lorsque nous vous contactons par e-mail, nous nous limitons à l’envoi de devis pour des produits et services similaires, notamment des produits d’assurance. Nous n’utilisons en aucun cas vos données relatives aux Catégories Particulières pour la prospection.

4. Comment protégeons-nous vos données ?

L’accès à vos données personnelles est uniquement permis aux personnes qui ont besoin de ces données pour l’exécution de leurs tâches. Elles doivent respecter une stricte obligation de confidentialité et appliquer toutes les consignes techniques et organisationnelles relatives à la confidentialité des données personnelles. Nous avons les moyens techniques et les équipes spécialisés qui se focalisent en premier lieu sur la protection de vos données. Ainsi nous voulons éviter que des personnes non autorisées puissent avoir accès aux données, les traiter, modifier ou détruire. Nos sites internet peuvent contenir des liens vers des sites de tiers dont les conditions d’utilisation ne sont pas notre responsabilité et qui n’appartiennent pas au champ d’application de cette Déclaration Vie Privée. Nous vous conseillons par conséquent de bien examiner leur déclaration de confidentialité afin que vous soyez au courant de la façon dont ils protègent votre vie privée.

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

A. Général

Afin de protéger votre vie privée, nous sélectionnons à fond les personnes qui ont accès à vos données sur base de leurs tâches. Ces données seront partagées, si nécessaire, avec des compagnies d’assurance, leurs représentants en Belgique, leurs personnes de contact à l’étranger, les réassureurs concernés, les bureaux de règlement de sinistres, un expert, un avocat, un conseiller technique, un autre intermédiaire ou transformateur. Nous transférons vos données par exemple à votre assureur afin qu’il puisse vous donner le devis d’assurance que vous aviez demandé.

Nous partageons également vos données avec d’autres personnes si une obligation contractuelle ou légale nous l’impose ou si un intérêt légitime le justifie. Dans tel cas, nous veillons à ce que :

  • ces personnes disposent uniquement des données dont nous sommes contractuellement ou légalement obligés de les communiquer ou qui leur sont fournies sur base d’un intérêt légitime qui justifie le transfert de données ;
  • ces personnes se soient engagées vis-à-vis de nous de traiter ces données de façon sécurisée et confidentielle et de les utiliser uniquement aux fins pour lesquels ces données leur ont été fournies.

B. Pas de transfert de données à des fins commerciales

Nous ne transférons pas vos données à des tiers pour des finalités commerciales.

C. Transfert de données en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE)

Il est possible que nous devions transférer vos données vers un pays en dehors de l’EEE qui, dans ce cas-là, ne peut garantir un niveau adéquat de protection de vos données personnelles. Dans tels cas, nous protégeons toutefois vos données en renforçant la sécurité TI et en exigeant contractuellement un niveau de sécurité renforcé de ses partenaires internationaux.

6. Quels sont vos droits et de quelle manière pouvez-vous les exercer ?

A. Droit d’accès

Vous avez le droit d’accès aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous demander :

  • si nous traitons vos données personnelles ou non ;
  • pour quelles finalités nous traitons vos données ;
  • quelles catégories de données font l’objet d’un traitement ;
  • combien de temps les données sont sauvegardées ;
  • des informations sur vos droits que vous pouvez exercer (rectification, effacement, …) ou sur la possibilité de déposer une plainte auprès de l’Autorité de la Protection des Données ;
  • l’origine des données traitées.

B. Droit de rectification

Si vous estimez que, malgré nos efforts, vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes, vous êtes en droit de nous demander de les rectifier.

C. Droit à l’effacement (« Droit à l’oubli »)

Dans certains cas, la législation vous donne l’autorisation d’exiger l’effacement de vos données personnelles.

D. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous pouvez demander de limiter le traitement de vos données personnelles. La limitation du traitement de vos données se termine dans les cas suivants :

  • lorsque vous avez donné votre accord ;
  • lorsque le traitement de vos données est nécessaire pour intenter, exercer ou étayer une action en justice ;
  • lorsque le traitement est nécessaire afin de protéger les droits d’une autre personne physique ou morale ;
  • lorsque le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt général.

E. Droit à la portabilité

Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander le transfert de vos données personnelles fournies :

  • soit directement à vous ;
  • soit directement à un autre responsable de traitement, si cela est techniquement possible.

F. Droit d’opposition

a) Général

Si le traitement de vos données personnelles est associé à un intérêt légitime ou général en notre faveur, vous êtes en droit de vous opposer à tout moment pour des raisons liées à votre situation particulière. Cependant, votre demande ne sera pas prise en compte si notre intérêt légitime emporte sur le vôtre ou si le traitement de vos données est nécessaire pour intenter, exercer ou étayer une action en justice.

b) Dans le cadre de prospection

Vous pouvez toujours vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection. Nous vous procurons des devis et propositions parce que nous sommes d’avis qu’ils peuvent vous intéresser. Si vous souhaitez ne plus recevoir ces informations, publicités ou propositions, ces produits ou services, et/ou si vous ne voulez plus que nous utilisions vos données pour le profilage, vous pouvez nous le communiquer :

  • en cochant la case adéquate dans les documents contractuels ou
  • en envoyant par la poste une demande datée et signée ensemble avec une copie bilatérale de votre carte d’identité à votre interlocuteur habituel.

Dans le cas où vous estimez que le traitement de vos données personnelles est en violation de la législation de protection de la vie privée, vous êtes également en droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données, qui a les coordonnées suivantes :

Déclaration Vie Privée – mai 2018 7 Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tel: +32 2 274 48 00
E-mail: commission@privacycommission.be

7. Pendant combien de temps gardons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles uniquement pour une finalité, et en particulier pendant la période où cette finalité est applicable. Dès que toutes les finalités sont atteintes, les données sont supprimées. Cela veut dire que les données traitées sont conservées pendant la durée de validité de la police, la période de prescription légale ainsi que tout autre délai de conservation imposé par la législation ou réglementation d’application.

8. De quelle manière pouvez-vous prendre connaissance des modifications apportées à cette Déclaration Vie Privée ?

Dans un monde en constante évolution technologique, cette Déclaration Vie Privée sera régulièrement actualisée. Nous vous invitons à consulter en ligne la dernière version de cette déclaration et nous vous informerons de toute modification par le biais de notre site web www.allia.be (par une bannière) et éventuellement par d’autres modes de communication habituels.